Личное дело сотрудника образец

>>> Опубликовано: - 10.09.2017 - 2533 Просмотров

Личное дело работника формируется после заключения. ПономареваМногие организации считают, что вести личные дела работников надо обязательно. Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения.

Kadryproru Все о кадрах профессиональным языком Мы поможем Вам стать профессионалом Как вести кадровый учет, бланки, приказы и прочие документы

Приложения лучше хранить в одном месте с документацией. Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел, во избежание утери важной документации. Количество страниц не должно превышать 250 шт. На каждой папке проставляется учетный номер дела. Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет. Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности. Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие. Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в. Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок исправлений.

Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров. Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию. Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела. Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников.

постановление госкомстата россии от 30.10 97 71а

Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации. В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто. Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Основные требования закона

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки. Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно.

коллективный договор образец 2017 для бюджетного учреждения культуры

Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Почему так случилось

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру. Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде. Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые. Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри.

Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись. В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается.

Kadryproru Все о кадрах профессиональным языком Мы поможем Вам стать профессионалом Как вести кадровый учет, бланки, приказы и прочие документы

Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится. Если вы, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике. Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.

Работников, которые являются членами руководства предприятия, то есть на самого руководителя, его зама или помощника, руководителя структурного подразделения и так далее. Служащих предприятия, на которых возложена материальная ответственность – это бухгалтер, главбух, заместитель главбуха и так далее. Но многие частные компании занимаются ведением личных дел всех работников предприятия независимо от их ранга, выполняемой ими работы и статуса. Поскольку личное дело работника считается очень удобным источником информации о каждом сотруднике, ведь в одной папке собраны все документы касательно каждого работника.

Это и копии личных документов сотрудников, приказы, которые относятся к этому работнику и многие другие документы.

пояснение в налоговую по 2-ндфл образец

Формирование личного дела работника. Формирование личного дела работника нужно для того чтобы упорядочить группировку документированной информации о данном сотруднике, которая передается им работодателю вовремя приема или же перевода на соответствующую должность.

Личное дело работника как его правильно оформить

Ведением личных дел работников должен заниматься сотрудник кадровых органов или же специально уполномоченное лицо. Формирование личного дела работника начинается непосредственно с момента принятия его на предприятие. Документы для личного дела работника. Анкета или личный листок по учету кадров. Дополнеия к анкете или личному листку. Второй экземпляр трудового договора. Для материально ответственных лиц предусмотрен договор о материальной ответственности.

Какие документы входят в состав личного дела

В момент формирования личного дела работника так же производится и оформление личного дела работника. Для этого личному делу работника присваивается порядковый номер, заполняются соответствующие позиции на корешке личного дела и на лицевой обложки, а также в личное дело должна быть обязательно вложена внутренняя опись. Ведение личных дел работников происходит до тех пор, пока работник работает в компании. Ведение записей, которые относятся к соответствующим разделам личного дела. Помещение документов, которые должны храниться в личном деле.

Переодическая проверка состояния данного вида документа на предмет сохранности включенных находящихся в нем документов. Хранение личных дел работников. Хранение личных дел работников нужно для того чтобы быстро и безошибочно найти личные дела всех сотрудников предприятия, обеспечивая тем самым их сохранность и обеспечение конфиденциальности сведений касательно каждого работника. Личные дела сотрудников должны храниться кадровыми службами отдельно от остальных дел.

Оформление личных дел работников при передачи их в архив производят кадровые службы.

табель по питанию в школе бланк

Уточнение порядка нумерации листов дела. Материала приветствуется при наличии активной ссылки на Администрация сайта не несет ответственность за предоставленную информацию. Опись документов в личном деле работника - образец данного регистра представлен в этой статье - предусмотрена действующими архивными правилами. Подробнее о значении и порядке заполнения описи читайте ниже. Личные дела работников формируются из множества документов, некоторые из которых являются обязательными, например, копии тех бумаг, что представляются будущим сотрудником при приеме на работу.

При этом каждая компания самостоятельно решает, какой состав может быть у таких дел, поэтому содержание описей у различных работодателей будет различаться. Так, например, некоторые работодатели при приеме на работу могут потребовать предоставить автобиографию или рекомендательное письмо. Опись документов оформляется в форме регистра, в который в хронологически строгом порядке заносятся сведения о той документации, которая сформировала/пополнила личное. Личные дела сотрудников в негосударственных (немуниципальных) компаниях отнесены к архивным документам частной собственности (подп.

Не менее 75 лет, если они были созданы до 2003 года (подп.

образец дополнительного соглашения об увеличении суммы договора

Не менее 50 лет, если они были созданы после 2003 года (подп. Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от 06. (далее по тексту — Архивные правила). Указанных Архивных правил опись — это первичный учетный документ для учета дел по личному составу, а также для дел, срок хранения которых превышает 10 лет.

Исходя из вышеизложенного, ясно, что такой регистр, как опись для документов с очень долгим сроком сохранения, должен присутствовать в деле. Для оформления описи предусмотрена унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (Приложения 2, 10). О сроках хранения различной документации читайте в статье. В отличие от другой ценной документации, у которой опись, как правило, располагается последней по списку, в личном деле она находится в самом начале.

В ней перечисляется вся подшитая в личное дело документация. При этом обычно опись состоит из нескольких страниц, которые нумеруются отдельно от сквозного учета страниц в самом личном деле.