Журнал регистрации входящих документов образец скачать

>>> Опубликовано: - 10.09.2017 - 1976 Просмотров

Бумажная форма журнала регистрации входящих документов. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения.

В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа. Входящее или исходящее письмо регистрируется только один. Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не. При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1».

Если документ поступил в организацию разными способами (сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением), то необходимо исключить дублирование информации.

Для решения каких задач заводят журнал регистрации входящих документов

Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с. Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия. После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов.

Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата. Правила ведения смотрите. Об особенностях заполнения журнала кассира операциониста читайте в. О порядке заполнения графика отпусков рассказано в данном. Форма журнала регистрации входящих исходящих документов нормативно не установлена, поэтому каждая организация определяет ее самостоятельно.

заявление о снятии ареста с квартиры после решения суда

В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве. Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя (журнала) – проверенный и надежный способ ведения документооборота. Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год. Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества.

договор на возмещение расходов по оплате коммунальных услуг образец

В этом случае удобен электронный журнал. Электронный журнал позволяет систематизировать и хранить большой объем поступающей информации. Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения. Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx.

Скачать образцы документов

С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров. Доступ к электронному журналу могут иметь либо все сотрудники предприятия, либо специально подготовленные несколько человек.

справка об остатке средств материнского капитала

При очевидных преимуществах электронного способа регистрации, существует вероятность искажения какой-либо информации о документе из-за возможных сбоев в работе оборудования. Также нельзя исключать и несанкционированный доступ к важной информации. В этом плане использование бумажного журнала более надежно и позволяет хранить особо ценные документы.

решебник по геометрии 7 класс атанасян тетрадь

Кроме того, не у всех предприятий достаточно ресурсов для внедрения системы электронного документооборота. По внешнему виду журнал регистрации входящей исходящей документации представляет собой тетрадь или канцелярскую книгу формата А4, изготовленную типографским способом. Для лучшей сохранности документов при заполнении рекомендуется применение шариковых ручек синего и черного цветов. В день поступления в организацию журнал регистрируется с присвоением уникального номера. На титульном листе указывается название организации, фиксируется дата открытия и, в последующем, закрытия журнала.

Журнал пронумеровывается (нумерация сквозная и каждый год начинается заново, при этом записи продолжаются в том же журнале). На последующих страницах размещается информация о лицах, ответственных за принятие документов (ФИО, должность, период работы и подпись). Регистрация документов начинается со страницы «4» журнала. Журнал не является документом строгой отчетности.

заявление на получение справки 2 ндфл образец

Он хранится в архиве в течение 5 лет, не прошивается и не нумеруется. На предприятиях осуществляются централизованный и децентрализованный виды регистрации документов. В первом случае – это единый общий журнал, используемый в масштабах всего предприятия или организации.

ответ на исковое заявление в арбитражный суд образец

Второй вид характерен для крупного предприятия (несколько тысяч человек): журнал регистрации входящих исходящих документов имеется в каждом подразделении и хранится у секретаря руководителя соответствующего отдела. Так как не существует шаблона данного журнала, то каждая организация имеет право сама выбирать форму его заполнения, определять число и наименование столбцов в. Классической формой считается указание уникального номера документа, даты его прохода и краткого описания. Эти параметры уже позволяют включить корреспонденцию в систему управления документами.

Наличие остальных граф зависит от специфики конкретной организации. Регистрационный номер состоит из нескольких цифр и букв (указывается и на самом документе). Дата получения: день, месяц, год вхождения или отправления документа. Отправитель (корреспондент) – автор документа, тот, кто его отправляет. Для юридического лица обязательно указание названия организации.

Получатель (адресат) – сотрудник или подразделение, для которого предназначен документ (с отметкой о передаче). Вид документа означает его функциональную принадлежность. Содержание документа – краткое описание, раскрывающее основную информацию о. Исполнитель – сотрудник, делегированный для решения вопросов, обозначенных в документе. В электронном журнале на каждый отдельный массив документов создается собственный файл. Используя функции «Найти» и «Фильтр», можно найти информацию об интересующем документе по заданным параметрам (дата, номер, содержание и.

Как правило, электронный журнал не распечатывается, за исключением необходимости получения подписи исполнителя для доказательства направления ему конкретного документа. При копировании материалов прямая индексируемая ссылка на сайт www. Ru обязательна, разрешается копирование не более трех публикаций. Нам очень жаль, но запросы, поступившие с вашего IP-адреса, похожи на автоматические.

Понятие регистрации, для каких документов оно применяется

По этой причине мы вынуждены временно заблокировать доступ к поиску. Чтобы продолжить поиск, пожалуйста, введите символы с картинки в поле ввода и нажмите «Отправить». В вашем браузере отключены файлы cookies. Яндекс не сможет запомнить вас и правильно идентифицировать в дальнейшем. Чтобы включить cookies, воспользуйтесь советами. Возможно, автоматические запросы принадлежат не вам, а другому пользователю, выходящему в сеть с одного с вами IP-адреса. Вам необходимо один раз ввести символы в форму, после чего мы запомним вас и сможем отличать от других пользователей, выходящих с данного IP.

В этом случае страница с капчей не будет беспокоить вас довольно долго. Возможно, в вашем браузере установлены дополнения, которые могут задавать автоматические запросы к поиску. В этом случае рекомендуем вам отключить.

Образец журнала регистрации входящих документов

Также возможно, что ваш компьютер заражен вирусной программой, использующей его для сбора информации. Может быть, вам стоит. Журнал регистрации входящих документов обязан быть на каждом предприятии и в любой организации. Он может представлять собой тетрадь или канцелярскую книгу, в которой фиксируются все письма, получаемые на адрес данного заведения.

Для чего нужен журнал регистрации входящих документов

К ним относятся не только письма, отправленные в конверте, но и письменные заявления, принесённые в приёмную директора или кабинет делопроизводителя, где и находится данный журнал. Каждому письму, телеграмме или письменному заявлению присваивается порядковый номер. Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам. Порой за день приходит столько писем, что секретарь едва успевает их фиксировать и складывает в специально отведённый ящик стола.

При регистрации документу даётся порядковый номер, который не даёт ему потеряться среди большого количества аналогичных бумаг. Приоритетные и важные письма отмечаются особенным образом, и каждый раз, открывая журнал, в глаза будет бросаться особая метка. Секретарь или делопроизводитель будет знать, что документ под таким-то номером должен быть рассмотрен в ближайшее время.

приказ об утверждении должностных инструкций образец

Иногда лицо, ответственное за ведение журнала, может внезапно заболеть или уехать в командировку, и руководитель предприятия сможет, пробежавшись глазами по списку входящей корреспонденции, найти нужный ему документ. Бывают такие случаи, когда журнал поможет защитить саму администрацию от надуманных обвинений. Например, партнёр по бизнесу может уверять, что вовремя выслал необходимые бумаги и будет называть точную дату, когда они должны были прийти.

Фиксация приходящей корреспонденции позволит избежать ложных обвинений. Специальная отметка о решении проблемы и ответе на письмо позволяют не скапливать макулатуру, а своевременно избавляться от ненужной корреспонденции.

Образец журнала регистрации входящих документов

Другими словами, данный журнал – это своеобразный шкаф с множеством полочек, позволяющих не смешивать все письма в общую кучу. Это даёт возможность не утонуть в приходящей корреспонденции и отделить «зёрна от плевел». Дифференцировать входящие документы по степени значимости. Ведением журнала занимается секретарь или делопроизводитель в зависимости от масштабов предприятия или организации. В небольших учреждениях он хранится у секретаря руководителя, где все документы приносятся непосредственно в приёмную.

Если же предприятие большое, например, завод с численностью рабочих в 5000 человек, в каждом цеху или отделе есть свой делопроизводитель или секретарь, который занимается контролем корреспонденции. В любом случае всё, что касается ведения документа, должно быть прописано в Положении. Иногда столь ответственное дело поручается конкретному человеку, который должен фиксировать входящие документы, распределять по отделам и в тот же день относить письма тому, кто смог бы решить ту или иную проблему. Важно соблюдать самое главное правило ведения журнала, а именно, однократность.

То есть, если секретарь или делопроизводитель зарегистрировал входящий документ, пришедший на имя заведения в отношении бухгалтерии, то повторной регистрации в кабинете бухгалтера быть не. Если же документ нужно зафиксировать в другом журнале, то там будет поставлен тот же порядковый номер, под которым он был зарегистрирован, только через дробь «1» (например, №256/1). Возможна также децентрализованная регистрация, которая подразумевает фиксацию приходящей корреспонденции в нескольких удалённых друг от друга точках.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

В конце книги, в отличие от, не должны стоять заверительные подписи с указанием количества содержащихся в ней документов. На обложке достаточно указать лишь даты первой и последней записи. Как правильно заполняется — смотрите. Для чего нужен и сколько хранится журнал учета движения трудовых книжек — читайте. В октябре 2007 года был введён Стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», соответствующий европейскому стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Говорит о том, что главное назначение регистрации документа – это доказательство того, что он существует и включён в систему управления документами.

Там же указано, что централизованная регистрация состоит из краткого описания документа (заявление о, доклад о, извещение о), указывается число его прохода, присваивается уникальный номер. Именно это позволяет считать его включённым в систему управления документами. Относительно децентрализованной (электронной) регистрации говорится о том, что сама электронная почта автоматически фиксирует входящее сообщение и в дополнительной фиксации не нуждается. Существует также автоматизированная система регистрации, фиксирующая одновременно и электронные, и письменные документы, пришедшие на имя заведения.